如何让敏捷回顾会议更有效果,这样做就对了

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floraff 发表于 2020/05/07 15:32:46 2020/05/07
【摘要】 有些团队践行敏捷一段时间后,感觉回顾会议(RetrospectiveMeeting)时间太长,动辄2-3个小时,而且会上走形式,会后无效果,那么如何才能让回顾有效果呢? 全文2700字干货分享,建议收藏。

背景

有些团队践行敏捷一段时间后,感觉回顾会议(RetrospectiveMeeting)时间太长,动辄2-3个小时,而且会上走形式,会后无效果,那么如何才能让回顾有效果呢?

问题分析

在敏捷十二原则中提到:团队定期地反思如何能提高成效,并依此调整自身的举止表现。所以回顾的目的是为帮助团队定期改善工作,发现障碍和处理问题,从而实现持续改进。回顾想要实现的效果就是持续改进。

回顾会议上走形式,就无法保证改进计划的质量,没有计划后面的环节就都无从谈起。回顾会后没有执行、检查和调整,都会影响到改进的落地,就出现前面提到的会后无效果的情况。综上所述,要想回顾有效果需要具备两方面的条件:

  • 可行的改进项,也就是首先要保证改进计划(Plan)的质量;

  • 改进的落地执行,包括执行(Do)检查(Check)调整(Act)这几个环节。这样才是一个完整的过程,想要有效果就要做好回顾改进的PDCA。

解决措施

结合回顾的过程,我们首先需要通过做好会前和会中部分来保证产生可靠的计划;其次回顾会后要做好计划的执行、检查和调整来保证落地执行的效果。

第一步:做好回顾的会前和会中工作,保证Plan的质量

要保证Plan的质量,就要开好回顾会;开好回顾会,可以从会前和会中两个环节来考虑。

会前可以从数据准备、会议设计和会议公约三个方面来考虑。


  • 会议设计:确定回顾的重点。我们的会议不是大而全,而是小而精,要聚焦,在规定的时间盒内(建议1-1.5小时)产生可行的方案。会议的流程环节设计是为了保证会议按时完成和让会议有好的氛围,让大家都能积极参与。比如会议开始时的签到活动可以让大家聚焦到会议上,ESVP(Exploer,Shopper,Vacationer,Prisoner)的选择可以了解大家的心态;中间数据收集的时候通过事件时间线、表情图可以让团队对迭代情况建立共同背景,通过头脑风暴可以帮助大家发散思维,通过投票排序实现全员参与,共同承诺等等。关于会议的活动方式有很多,团队可以多积累一些。

  • 数据准备:首先要准备迭代内改进情况的度量数据,这是为了回顾的Check和Act做准备的。其次要准备迭代内的度量数据,根据前面确认的回顾重点来准备数据,数据要客观真实。

  • 会议公约:公约制定最关键的要团队共创,而不是领导或者管理者一言堂。让每个人都参与制定,其实是为了形成团队的承诺,这样增加公约的效力。公约的内容是为了保证会议的顺利进行,比如守时,不玩手机,不开小会等,关键还是要团队共创。

会中可以从引导者要求营造氛围改进项确定结束回顾四个方面来参考。

  • 引导者要求:这是很关键的一个角色,引导者的能力会决定会议时间和会议效果。可以是有经验的ScrumMaster或者团队成员。在引导的时候注意要中立,不要给出观点,参与讨论,这样会让自己忘了身份,忽视流程和时间的掌控。

  • 营造氛围:会议的氛围影响团队成员的感受,决定他们的参与度和积极性。要营造一个安全的环境,确保团队成员可以放心的说出自己的心里话,不会瞻前顾后、欲言又止。通常参会人建议是团队和Scrum Master,关于管理者和PO或者其他外部人员想要参加,需要看团队的接受度,他们之间是否相互信任。还要营造一个放松的环境,可以准备团队喜爱的零食,还有做好会议设计和选择合适的引导者都会保证好的氛围。

  • 改进项确定:在确定改进项的时候,要团队共同决定,保证全员皆知,形成共识;其次要聚焦,选择可执行的1-2项,不要冒进贪多;最后是改进的目标要SMART(Specific,Measurable,Achievable,Relevant,Time-bound)。

  • 结束回顾:回顾的收尾也很重要。团队可以通过感谢卡的形式相互感谢,或者心流笔记表达感受,让团队成员之间彼此相互了解和感知,这是一个非常好的团队建设时机。还有就是要再次明确会议达成的改进项,并确认负责人,为后续的执行活动做好准备。

第二步:做好回顾会后改进计划的Do、Check和Act,保证改进落地执行的效果

有了高质量的Plan,回顾会后的Do、Check和Act也非常重要,每个环节缺一不可。

Do的过程根据改进内容不同执行方式会有不同,同时在执行过程中增加一些实践,可以提高执行过程的效果。

执行方式按照规则&纪律类、执行类和障碍类三种改进项类型进行阐述。

  • 规则&纪律类:需要Scrum Maser和团队共同反复重申,慢慢形成团队统一的工作习惯和方式。比如工作项状态的及时更新,开会不迟到等。

  • 执行类:需要团队花费时间去执行,所以要放入Backlog。比如团队编码规范的改进,需要制定出统一标准,然后全员展开,并且跟踪检查执行情况。

  • 障碍类:是指对团队冲刺形成阻碍的事情,不需要团队成员花时间去改进,可以放入Scrum Master的管理清单中。比如PO在计划会议前准备好Product Backlog,团队白板申请等,这些Scrum Master要和外部团队去沟通协作,并跟进行动的进展。

执行过程中为了保证效果,可以参考以下几种做法。

  • 可视化改进项:将改进的内容在团队的公共区域展示出来,让团队都清楚当前处在哪些阶段,需要做什么,如何做,注意什么。

  • 设立贡献墙:改进的工作都是迭代任务外的工作,大家关注度可能不同。对改进中积极参与者或者是取得进步大的人要进行公开鼓励,从而去带动大家的积极性,提升改进动力。

  • 预留改进时间:执行类的改进进入Backlog,就需要预估时间,因此要预留出改进的时间。不能既要求团队全力冲刺完成迭代任务,还要求团队额外做好改进,这是不现实的。某项工作完成的好坏取决于成员的能力和意愿两个方面,首先是需要有意愿,才能保证取得好的效果,不能在已经饱和的迭代任务外强加给团队改进工作,那样即使推行了也不会取得好的效果。

  • 结对实施改进:可以参考XP(eXtremeProgramming)中的结对编程的做法,结对实施改进。通过设立实施人和监督人,目的是保证改进的准时和高质量的完成。实施这个做法的前提还是要团队同意,一言堂强加不可。

 Check是落地执行的总结检查。

可以在执行改进所在的迭代回顾会进行,也可以单独设立改进回顾会。建议在执行改进所在的迭代回顾会,这样可以减少团队会议的频次。会上先对改进回顾,团队可以感受到回顾给团队带来的改变,团队的改进动力和参与度都会得到提升,会让大家对接下来的回顾会有更多的期待,会更有意愿去继续回顾和改进。

Act是对总结检查的结果进行处理。

成功的经验加以肯定,并予以标准化;失败的教训也要总结,引起重视;没有解决的问题,在回顾会上团队决定是否提交给下一个PDCA循环中去解决。

所以回顾带来的改进是阶梯式上升。整个PDCA循环不是在同一水平上循环,每循环一次,就解决一部分问题,取得一部分成果,团队就前进一步,水平就提高一步。到了下一次循环,又有了新的目标和内容,更上一层楼。如下图所示:

改进是无止境、无终点的,在这个过程中团队会越来越好。最关键是开始的一点点进步。只有让团队看到效果,才会激发参与度和改进动力,让团队坚持去回顾,坚持去改进。敏捷回顾会议对团队非常重要,否则团队就可能在相同的问题上重蹈覆辙。愿我们都能坚持回顾,从一小步开始,不断进步。敏捷路上,你我同行!

参考附录

  1. 敏捷原则

  2. Esther Derby. Diana Larsen.敏捷回顾:团队从优秀到卓越之道[M].

  3. Kenneth S. Rubin. Scrum精髓[M].

  4. MBA智库:戴明循环

  5. 文章论坛地址:https://bbs.huaweicloud.cn/forum/thread-54265-1-1.html






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